Le registre des achats est une obligation comptable pour certains auto-entrepreneurs. D’apparence simple, cet exercice peut vite s’avérer complexe pour les non-initiés ! Dans les faits, sa tenue est chronologique et sans blanc. Vous avez l’obligation d’y faire apparaître un certain nombre d’informations pour être en règle. Quelles sont-elles ? Qui est réellement concerné ? Comment tenir votre registre des achats et que risquez-vous en cas de manquement ? Club Micro-Entreprise répond à toutes vos questions !
Le registre des achats en bref
- Qui est concerné ? Les auto-entrepreneurs exerçant une activité de vente de marchandises, fournitures, denrées à consommer sur place ou à emporter, ou de prestations d’hébergement.
- Quelles informations noter ? Le registre doit détailler chronologiquement chaque achat avec la date, la référence de la pièce justificative (facture), le nom du fournisseur, la nature de l’achat, le montant (HT si récupération de TVA) et le mode de paiement.
- Quel format utiliser ? Vous avez le choix entre un format papier (cahier non modifiable) ou numérique (logiciel de comptabilité, tableur). L’essentiel est qu’il soit inaltérable, sans blancs ni ratures.
- Quelles sanctions ? En cas de contrôle, l’absence ou la mauvaise tenue du registre peut entraîner des sanctions financières et le rejet de votre comptabilité par l’administration fiscale.
Qu’est-ce que le registre des achats ?
Le registre des achats est un document comptable qui recense de manière chronologique l’ensemble des achats effectués dans le cadre de votre activité professionnelle d’auto-entrepreneur. Son objectif principal est de vous permettre de suivre vos dépenses, et de justifier vos charges.
Ce document est primordial pour les auto-entrepreneurs qui ont opté pour le versement libératoire de l’impôt ou qui sont soumis au régime réel de TVA. En effet, il leur permet de justifier les montants de TVA déductibles sur leurs achats.
Il possède les caractéristiques suivantes :
- Sa tenue est chronologique : les achats sont enregistrés au jour le jour, dans l’ordre dans lequel ils ont été effectués.
- Il ne doit comporter ni blanc ni rature : les informations doivent être claires et lisibles.
- Les enregistrements doivent être appuyés par des factures.
- Il ne comporte pas de totaux partiels ou de regroupements par natures de dépenses.
Le saviez-vous ? Le registre des achats est directement lié au livre des recettes. En effet, le livre des recettes retrace chronologiquement toutes les rentrées d’argent (le chiffre d’affaires). Tandis que le registre des achats détaille, lui, toutes les sorties d’argent (les dépenses professionnelles). Ces deux documents forment la base de votre comptabilité.
Qui doit tenir un registre des achats ?
Contrairement au livre des recettes qui est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, le registre des achats ne l’est pas pour toutes les activités.
Seuls les auto-entrepreneurs qui exercent les activités suivantes doivent obligatoirement tenir un registre des achats :
- Vente de marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place
- Prestations d’hébergement (hôtels, chambres d’hôtes, gîtes ruraux, meublés de tourisme…)
Les auto-entrepreneurs qui exercent une activité libérale (BNC) ne sont pas tenus de posséder un registre des achats.
Que faire si vous exercez une activité mixte ?
Si vous avez une activité mixte, c’est-à-dire une activité de vente et une activité de prestations de service (commerciale, artisanale ou libérale), vous devez tenir un registre des achats uniquement pour votre activité de vente.
Deux possibilités s’offrent à vous :
- Soit vous utilisez un registre des achats unique pour votre activité de vente et un livre des recettes unique pour votre activité de prestations de service.
- Soit vous utilisez un seul et même document, mais en distinguant bien les deux activités, dans deux colonnes séparées par exemple.
Le conseil de Club Micro-Entreprise : Nous vous conseillons de tenir un seul registre (un pour les recettes, et un pour les achats si vous êtes concerné) et de distinguer vos activités à l’aide de colonnes. En plus de vous faire gagner du temps, cette méthode vous facilitera la vie en cas de contrôle de l’Urssaf.
Quelles informations faire figurer dans son registre des achats ?
Selon l’article R123-174 du Code de commerce, le registre des achats doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires pour chaque achat. Il doit notamment préciser :
- La date de l’achat
- Le nom du fournisseur
- La nature de l’achat (marchandises, matières premières, etc.)
- Le montant de l’achat
- Le mode de paiement (chèque, espèces, virement, etc.)
- La référence de la facture correspondante
Voici un exemple de tableau que vous pouvez utiliser pour votre registre des achats :
| Date de l’achat | Référence de la facture | Nom du fournisseur | Nature de l’achat | Montant de l’achat | Mode de paiement |
|---|---|---|---|---|---|
| 03/01/2025 | FA-2025-001 | Fournisseur A | Matières premières | 150 € | Virement |
| 15/01/2025 | FA-2025-002 | Fournisseur B | Emballages | 50 € | Carte bancaire |
| 28/01/2025 | FA-2025-003 | Fournisseur C | Frais de port | 25 € | Chèque |
Cas particulier de l’auto-entrepreneur redevable de la TVA
Si vous êtes redevable de la TVA, vous devez faire apparaître des informations supplémentaires sur votre registre des achats :
- Le montant de la TVA payée sur chaque achat
- Le montant total de l’achat TTC
Le registre des achats doit vous permettre de calculer facilement le montant de la TVA que vous pouvez déduire de vos déclarations de TVA.
Voici un exemple de tableau pour un auto-entrepreneur redevable de la TVA :
| Date de l’achat | Référence de la facture | Nom du fournisseur | Nature de l’achat | Montant HT | Montant TVA | Montant TTC | Mode de paiement |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/01/2025 | FA-2025-001 | Fournisseur A | Matières premières | 125 € | 25 € | 150 € | Virement |
| 15/01/2025 | FA-2025-002 | Fournisseur B | Emballages | 41,67 € | 8,33 € | 50 € | Carte bancaire |
N’oubliez pas ! Vous devez obligatoirement conserver toutes les factures et pièces justificatives de vos achats pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. En cas de contrôle, l’administration fiscale peut vous les réclamer.
Comment tenir son registre des achats ?
Vous avez le choix entre plusieurs formats pour tenir votre registre des achats.
Le format papier
Vous pouvez tout à fait utiliser un cahier ou un livre comptable pour tenir votre registre des achats. Cette méthode a l’avantage d’être peu coûteuse, en revanche elle peut être chronophage. Vous devrez en effet y inscrire manuellement tous vos achats, sans faire d’erreurs. De plus, les calculs sont plus complexes et les risques de vous tromper sont plus importants.
Votre registre papier ne doit comporter ni ratures, ni blancs. Chaque ligne doit être remplie de manière propre et lisible. En cas d’erreur, vous devez la barrer proprement et inscrire la correction à côté.
Le format numérique
Vous pouvez également utiliser un logiciel de comptabilité ou un tableur (Excel, Google Sheets) pour votre registre des achats. Cette solution est plus pratique et plus rapide que le format papier.
L’outil de gestion et de facturation de Club Micro-Entreprise vous propose un registre des achats et un livre des recettes qui se remplissent automatiquement au fur et à mesure de vos dépenses et de vos encaissements. Votre comptabilité est simplifiée et vous gagnez un temps précieux !
Si vous optez pour le format numérique, vous devez vous assurer que votre document est inaltérable et sécurisé. Cela signifie que personne ne doit pouvoir le modifier une fois qu’il a été validé. Vous devez également effectuer des sauvegardes régulières pour ne pas perdre vos données.
Quelles sont les sanctions en cas de contrôle ?
L’administration fiscale et l’Urssaf peuvent contrôler votre comptabilité à tout moment. Si vous ne tenez pas de registre des achats alors que vous y êtes obligé, vous risquez des sanctions financières.
En cas d’absence de registre des achats, ou si celui-ci est mal tenu (informations manquantes, erreurs, etc.), l’administration fiscale peut rejeter votre comptabilité. Concrètement, elle peut recalculer elle-même vos impôts et vos taxes, et vous risquez un redressement fiscal. De plus, elle pourra vous appliquer des pénalités de retard et des majorations.
En cas de fraude avérée, les sanctions peuvent être plus lourdes.
Tenir un registre des achats est une obligation comptable importante pour certains auto-entrepreneurs. Il est donc primordial de le tenir à jour et de manière rigoureuse pour éviter tout problème en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Questions fréquentes (FAQ)
Le registre des achats est-il obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs ?
Non, le registre des achats est obligatoire uniquement pour les auto-entrepreneurs qui exercent une activité de vente de marchandises, d’objets, de fournitures et de denrées à emporter ou à consommer sur place, ainsi que pour ceux qui proposent des prestations d’hébergement.
Puis-je tenir mon registre des achats sur un simple cahier ?
Oui, vous pouvez tenir votre registre des achats sur un cahier, à condition qu’il soit tenu de manière chronologique, sans blancs ni ratures. Chaque écriture doit être indélébile.
Que faire si j’ai fait une erreur dans mon registre des achats ?
Si vous faites une erreur, vous ne devez surtout pas la corriger avec du correcteur blanc ou en la raturant de manière illisible. Vous devez barrer l’erreur d’un trait simple, puis inscrire la correction à côté, de manière claire et lisible. Si vous utilisez un logiciel, celui-ci doit permettre une piste d’audit fiable (enregistrement de la correction).
Pendant combien de temps dois-je conserver mon registre des achats et les factures ?
Vous devez conserver votre registre des achats, ainsi que toutes les pièces justificatives (factures, bons de commande, etc.), pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné, conformément au Code de commerce.
La tenue rigoureuse de notre registre des achats est une clé pour la pérennité de notre activité. C’est essentiel pour construire une bonne relation avec la nature.
La tenue du registre des achats peut sembler complexe, mais avec un peu d’organisation, c’est tout à fait gérable !
Tenir son registre des achats, c’est comme tisser une tapisserie colorée de ses dépenses. Chaque achat raconte une histoire à ne pas oublier.
Tenir un registre des achats, c’est comme choisir les bons ingrédients pour une recette. Chaque détail compte pour une création réussie.
Tenir un registre d’achats, c’est un peu comme sauvegarder un jeu. Sans ça, on risque de perdre beaucoup d’avantages !