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La permanence téléphonique est un service indispensable pour de nombreux professionnels de santé. En effet, être dérangé en pleine consultation est loin d’être idéal ! Confier son secrétariat téléphonique à un prestataire extérieur est donc souvent la meilleure solution. Club Micro-Entreprise vous dit tout ce que vous devez savoir sur la permanence téléphonique médicale !
L’essentiel sur la permanence téléphonique médicale
- La permanence téléphonique est un service externalisé de secrétariat qui gère les appels de vos patients, vous permettant de rester concentré sur vos consultations sans interruption.
- Les avantages sont nombreux : gain de temps médical, image professionnelle renforcée, gestion optimisée des urgences et de l’agenda, et continuité du service même hors des heures d’ouverture.
- Les services proposés vont au-delà du simple accueil téléphonique. Ils incluent la gestion complète de votre agenda, la prise de rendez-vous, et même des tâches administratives comme la frappe de courriers.
- Pour bien la choisir, il faut évaluer la spécialisation du prestataire, la flexibilité des horaires, les fonctionnalités technologiques proposées et bien sûr, le coût en fonction de vos besoins réels.
- Devenir télésecrétaire médical(e) est une option de carrière viable en micro-entreprise, comme le souligne notre guide complet 2025 pour se lancer.
Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique médicale ?
On parle également de télésecrétariat médical ou de secrétariat téléphonique externalisé.
Le principe est simple : un professionnel de santé (médecin, dentiste, infirmier libéral, kinésithérapeute, etc.) confie la gestion de ses appels téléphoniques entrants à une société extérieure.
Le plus souvent, les télésecrétaires travaillent depuis un centre d’appel (call center). Mais il est tout à fait possible de faire appel à une secrétaire médicale indépendante qui travaille depuis son domicile, sous le statut de la micro-entreprise par exemple.
Le professionnel de santé et son prestataire définissent ensemble les modalités de leur collaboration. Il peut s’agir d’une externalisation totale, ou simplement sur certaines plages horaires (par exemple, uniquement lorsque le cabinet médical est fermé).
Comment ça marche ?
Voici les étapes du fonctionnement d’une permanence téléphonique :
- Le professionnel de santé souscrit à une offre de permanence téléphonique. Il transfère sa ligne téléphonique professionnelle vers le numéro de son prestataire.
- Lorsqu’un patient appelle, c’est une secrétaire à distance qui décroche et répond au nom du cabinet médical.
- Selon les consignes du professionnel de santé, la télésecrétaire peut :
- donner des renseignements d’ordre général
- prendre des rendez-vous via un agenda partagé
- transférer l’appel en cas d’urgence
- prendre un message et le transmettre au médecin
- Le professionnel de santé peut consulter les messages et les rendez-vous pris en temps réel, via un espace en ligne ou une application mobile.
Pourquoi opter pour une permanence téléphonique médicale ?
Externaliser sa permanence téléphonique présente de nombreux avantages pour les professionnels et les cabinets médicaux.
1 – Gagner en temps et en sérénité
Tout d’abord, ne plus avoir à répondre soi-même au téléphone est un gain de temps considérable ! Le praticien peut alors se concentrer pleinement sur ses consultations et ses patients, sans être dérangé toutes les cinq minutes.
Il gagne également en sérénité, car il n’a plus besoin de consulter son répondeur ni de rappeler ses patients en fin de journée, ce qui peut vite devenir chronophage.
2 – Améliorer l’accueil des patients
Ensuite, cela permet d’offrir un accueil téléphonique professionnel et de qualité à ses patients.
Les secrétaires à distance sont formées aux spécificités du secteur médical. Souriantes et à l’écoute, elles savent faire preuve d’empathie et rassurer les patients.
De plus, grâce à la permanence téléphonique, le cabinet médical reste joignable sur de larges plages horaires, voire 24h/24 et 7j/7 pour certaines offres. Les patients apprécient de pouvoir prendre rendez-vous à tout moment, même le soir ou le week-end.
3 – Ne manquer aucun appel
Avec une permanence téléphonique, aucun appel n’est perdu ! Ainsi, le professionnel de santé est certain de ne manquer aucune urgence ni aucun appel important. Le taux de décroché d’une plateforme téléphonique est généralement supérieur à 95 %.
En cas d’absence ou de congés, la continuité des soins est assurée et les patients ne sont pas laissés sans solution.
4 – Faire des économies
Enfin, faire appel à un prestataire extérieur est souvent plus économique que d’embaucher une secrétaire médicale salariée, surtout pour un professionnel de santé qui s’installe ou qui a un faible volume d’appels.
Il n’y a pas de charges sociales à payer et le coût de la permanence téléphonique est une charge déductible.
Quels sont les services proposés par une permanence téléphonique médicale ?
Les services varient selon les prestataires. Le plus souvent, on retrouve :
- La gestion des appels : accueil personnalisé au nom de votre cabinet, prise de messages, filtrage et redirection des appels selon vos consignes.
- La gestion d’agenda : prise de rendez-vous en ligne sur un agenda partagé (type Doctolib, Maiia, etc.), confirmation et rappel de rendez-vous par SMS ou par e-mail.
- Des services de secrétariat complémentaires : frappe de courriers et de comptes-rendus médicaux, envoi de documents par mail ou par courrier, etc.
Comment choisir sa permanence téléphonique médicale ?
Face à la multitude d’offres, il peut être difficile de s’y retrouver. Voici quelques critères à prendre en compte pour bien choisir votre prestataire.
La spécialisation dans le domaine médical
Il est primordial de choisir une société spécialisée dans le secteur de la santé. Les télésecrétaires doivent maîtriser le vocabulaire médical, les pathologies courantes et les procédures à suivre en cas d’urgence.
Les fonctionnalités proposées
Vérifiez les fonctionnalités incluses dans l’offre : agenda partagé, rappel de rendez-vous par SMS, application mobile, etc. Assurez-vous que les outils proposés sont compatibles avec vos logiciels existants.
La flexibilité et la réactivité
Optez pour un prestataire qui propose des offres flexibles et sans engagement. Vous devez pouvoir adapter votre forfait à la saisonnalité de votre activité.
La réactivité du service client est également un critère important.
La qualité de l’accueil téléphonique
N’hésitez pas à tester vous-même la qualité de l’accueil téléphonique en appelant la société. Vous pourrez ainsi vous faire une idée du professionnalisme des secrétaires.
Les tarifs
Enfin, comparez les tarifs, mais ne vous fiez pas uniquement au prix. Une permanence téléphonique low-cost n’est pas toujours synonyme de qualité.
Demandez des devis détaillés et vérifiez ce qui est inclus dans le forfait (nombre d’appels, services annexes, etc.).
Combien coûte une permanence téléphonique médicale ?
Les tarifs des permanences téléphoniques médicales varient en fonction de plusieurs facteurs :
- Le volume d’appels : plus vous recevez d’appels, plus le prix sera élevé.
- Les plages horaires de la permanence : une permanence 24h/24 et 7j/7 sera plus chère qu’une permanence aux horaires de bureau.
- Les services inclus : la gestion d’agenda, les rappels de rendez-vous ou la frappe de courriers sont souvent des options payantes.
En général, il faut compter entre 50 € et 500 € par mois. Les offres sont souvent proposées sous forme de forfaits :
| Type de forfait | Description | Prix moyen |
|---|---|---|
| Forfait au message | Vous ne payez que les messages pris par la permanence. Idéal pour les petits volumes d’appels. | Environ 1 € à 2 € par message |
| Forfait au nombre d’appels | Un nombre d’appels est inclus dans le forfait. Au-delà, vous payez un supplément par appel. | À partir de 40 € / mois pour 50 appels |
| Forfait illimité | Vous payez un montant fixe par mois, quel que soit le nombre d’appels. | À partir de 200 € / mois |
Devenir télésecrétaire médicale en micro-entreprise
Le métier de télésecrétaire médicale vous intéresse ? C’est un secteur qui recrute !
En effet, de plus en plus de professionnels de santé cherchent à externaliser leur secrétariat. Il est tout à fait possible de se lancer en tant que télésecrétaire indépendante, avec le statut de la micro-entreprise.
Pour exercer ce métier, il est recommandé de suivre une formation de secrétaire médicale. Il en existe plusieurs, reconnues par l’État, comme le Titre Professionnel Secrétaire Assistant Médico-Social (SAMS) ou la formation du CNED.
Ensuite, vous devrez créer votre micro-entreprise (ou auto-entreprise) et trouver vos premiers clients. Pour cela, vous pouvez :
- Créer un site internet pour présenter vos services et vos tarifs.
- Vous inscrire sur des plateformes de mise en relation entre freelances et clients.
- Démarcher directement les professionnels de santé de votre région.
Enfin, pour exercer dans de bonnes conditions, vous devrez vous équiper d’un bon matériel informatique (ordinateur, casque-micro, connexion internet fiable) et d’un logiciel de téléphonie.
Le métier de télésecrétaire médicale à domicile offre de nombreux avantages : flexibilité des horaires, liberté d’organisation, pas de routine, etc.
Vous savez maintenant tout sur la permanence téléphonique médicale. C’est une solution flexible et économique pour les professionnels de santé qui souhaitent se libérer des contraintes administratives et se consacrer à leur cœur de métier. Si vous êtes télésecrétaire et souhaitez vous lancer à votre compte, le statut de la micro-entreprise est idéal pour démarrer.
La permanence téléphonique médicale est une belle invention, alliant modernité et efficacité. Chaque professionnel mérite d’être pleinement concentré sur ses patients.
La permanence téléphonique est un vrai atout pour les professionnels de santé. Elle permet de mieux gérer le temps et d’améliorer le service aux patients.
L’article met en lumière l’importance de la permanence téléphonique médicale. En tant que freelance, je comprends le besoin de se concentrer sur l’essentiel.
La permanence téléphonique est vraiment un atout pour nous, infirmières. Cela nous permet de nous concentrer sur les petits patients sans interruptions !
La permanence téléphonique médicale, c’est le super pouvoir dont tous les professionnels de santé ont besoin ! Ça libère du temps pour se concentrer sur les patients.
La permanence téléphonique est comme une douce brise, elle permet aux soignants de se concentrer sur ce qui compte vraiment : leurs patients.