Documentaliste : l’étonnante carrière qui changera votre rapport à l’information !

Aussi appelé gestionnaire de l’information ou chargé d’études documentaires, le documentaliste est un expert de la recherche, de la gestion et de la diffusion de l’information. À l’heure du numérique et du big data, où chaque jour, selon les estimations de Forbes, plus de 328 millions de téraoctets de données sont créés, son rôle est plus stratégique que jamais. Vous souhaitez vous lancer à votre compte ? Notre guide complet vous détaille toutes les étapes pour devenir documentaliste en auto-entreprise.

Le métier de documentaliste

Le documentaliste est chargé de gérer un fonds documentaire pour une entreprise, une association, un service public ou encore une organisation internationale. Son objectif est de rendre l’information accessible à un public ciblé (salariés, chercheurs, étudiants, etc.).

Contrairement aux idées reçues, le métier ne se limite pas aux livres. Il gère tous types de supports : presse, photographies, vidéos, enregistrements sonores, bases de données numériques, etc. Son rôle est de collecter ces ressources, de les classer, de les conserver et de les mettre à la disposition des utilisateurs.

Selon l’ADBS (Association des professionnels de l’information et de la documentation), le professionnel de l’information-documentation est un « médiateur qui facilite l’accès à des informations et des documents pertinents pour des usagers, dans un but d’usage professionnel, de recherche, de formation, de culture ou de citoyenneté ».

Ce professionnel peut travailler dans des secteurs très variés :

1. Entreprises : pour la gestion des connaissances (knowledge management) ou la veille concurrentielle.
2. Médias : presse, radio, télévision pour aider les journalistes dans leurs recherches.
3. Secteur culturel : musées, bibliothèques, centres d’archives.
4. Administrations et collectivités territoriales.
5. Cabinets d’avocats ou bureaux d’études : pour la recherche juridique ou technique.

De plus en plus de documentalistes choisissent d’exercer en freelance pour proposer leurs services à différentes structures. Ils peuvent ainsi se spécialiser dans un domaine précis (juridique, scientifique, audiovisuel) et travailler sur des missions ponctuelles ou de longue durée.

Quelles sont les missions du documentaliste ?

Les missions du documentaliste sont variées et dépendent de la structure pour laquelle il travaille. Elles s’articulent généralement autour de la chaîne documentaire :

1. La collecte de l’information : il effectue une veille informationnelle constante pour identifier et sélectionner les documents pertinents pour son organisation. Cela implique la consultation de bases de données, la lecture de la presse spécialisée, la participation à des colloques, etc.
2. Le traitement documentaire : une fois collectée, l’information doit être analysée, indexée et cataloguée. Le documentaliste crée des notices descriptives et attribue des mots-clés pour faciliter la recherche future. C’est une étape cruciale qui demande rigueur et méthode.
3. La gestion du fonds documentaire : il organise le classement et l’archivage des documents, qu’ils soient physiques ou numériques. Il est également responsable de la conservation et de la mise à jour du fonds.
4. La recherche et la diffusion de l’information : il répond aux demandes d’information des utilisateurs. Il peut réaliser des recherches complexes, élaborer des dossiers documentaires, des synthèses, des revues de presse ou encore des newsletters.
5. La formation des usagers : il peut être amené à former les utilisateurs aux outils de recherche documentaire et à l’utilisation des bases de données.

En tant qu’indépendant, le documentaliste peut également avoir des missions de conseil en organisation de l’information, de création de systèmes de veille ou de gestion de projets documentaires.

Quelles sont les qualités pour devenir documentaliste ?

Au-delà des compétences techniques, le métier de documentaliste requiert de nombreuses qualités humaines :

1. La rigueur et la méthode : la gestion de l’information ne souffre pas l’à-peu-près. Il faut être organisé, précis et systématique dans son travail.
2. La curiosité intellectuelle : le documentaliste doit s’intéresser à de nombreux sujets et avoir le goût de la recherche et de la découverte.
3. L’esprit d’analyse et de synthèse : il doit être capable de comprendre rapidement une demande, d’analyser une grande quantité d’informations et d’en extraire l’essentiel.
4. De bonnes capacités rédactionnelles : la production de synthèses, de newsletters ou de dossiers documentaires exige une écriture claire et concise.
5. Le sens du service et de la communication : le documentaliste est un intermédiaire. Il doit être à l’écoute des besoins des utilisateurs et savoir communiquer efficacement avec eux.
6. L’autonomie et l’adaptabilité : en freelance, ces qualités sont primordiales pour gérer son activité, trouver des clients et s’adapter à des environnements de travail variés.
7. La maîtrise des outils informatiques : la connaissance des logiciels documentaires, des bases de données et des outils de veille est indispensable. Une appétence pour les nouvelles technologies est un plus.

Quelle formation pour devenir documentaliste ?

Il n’existe pas de voie unique pour devenir documentaliste, mais une formation spécialisée est fortement recommandée pour acquérir les compétences nécessaires. D’après les dernières enquêtes de l’ADBS, près de 85% des professionnels du secteur détiennent un diplôme de niveau Bac +5, ce qui témoigne d’une forte spécialisation.

Voici les principaux diplômes :

1. Niveau Bac +2 / Bac +3 :
   1. BUT Information-Communication parcours Métiers du livre et du patrimoine : il forme des techniciens de la documentation.
   2. Licence professionnelle Métiers de l’information : archives, médiation et patrimoine. Elle permet une spécialisation en un an après un Bac +2.
2. Niveau Bac +5 :
   1. Masters en Sciences de l’Information et de la Communication : de nombreuses universités proposent des parcours spécialisés en gestion de l’information, veille stratégique, documentation, etc. (ex: Sorbonne Université, Université de Lille, Lyon 3).
   2. Diplômes d’écoles spécialisées : l’EBD (École de Bibliothécaires Documentalistes) ou l’INTD (Institut National des Techniques de la Documentation) sont des références dans le domaine.
   3. Autres Masters : un master en histoire, en droit ou en sciences avec une spécialisation en documentation peut être un atout pour travailler dans un secteur spécifique.

La formation continue est également essentielle dans ce métier en constante évolution. Participer à des webinaires, suivre des MOOCs ou adhérer à des associations professionnelles comme l’ADBS permet de rester à jour sur les nouvelles pratiques et les nouveaux outils.

Les démarches pour devenir documentaliste freelance

1. Le choix du statut juridique

Pour exercer en tant qu’indépendant, le statut de la micro-entreprise (anciennement auto-entreprise) est souvent le plus adapté pour débuter. Ses avantages sont nombreux :

1. Simplicité de création : la déclaration de début d’activité se fait en ligne en quelques clics.
2. Gestion comptable allégée : il suffit de tenir un livre de recettes.
3. Régime micro-social simplifié : les cotisations sociales sont calculées en pourcentage du chiffre d’affaires encaissé. Pas de chiffre d’affaires, pas de cotisations.
4. Franchise en base de TVA : en dessous de certains seuils de chiffre d’affaires, vous n’avez pas à facturer la TVA, ce qui peut être un avantage concurrentiel.

L’activité de documentaliste est de nature libérale. Vous dépendrez donc de l’URSSAF pour vos cotisations sociales.

2. La création de l’auto-entreprise

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création d’entreprise, y compris pour les micro-entrepreneurs, doivent être effectuées sur le site du Guichet Unique géré par l’INPI.

La démarche est simple :

1. Rendez-vous sur le site du Guichet Unique.
2. Créez votre compte personnel.
3. Remplissez le formulaire de déclaration de début d’activité en ligne.
4. Joignez les pièces justificatives demandées (pièce d’identité).
5. Validez votre dossier.

Une fois votre dossier validé, vous recevrez votre numéro SIRET de l’INSEE sous quelques jours à quelques semaines. Vous pourrez alors commencer à facturer vos clients.

3. La définition des tarifs

Fixer ses tarifs est une étape cruciale. En tant que documentaliste freelance, vous pouvez facturer à l’heure, à la journée (TJM – Taux Journalier Moyen) ou au forfait pour une mission précise.

Pour définir vos prix, prenez en compte :

1. Votre niveau d’expérience et de formation.
2. La complexité de la mission.
3. Les tarifs pratiqués par la concurrence.
4. Vos charges (cotisations sociales, impôts, frais professionnels, etc.).

Selon l’APEC, le salaire annuel brut d’un documentaliste débutant se situe généralement entre 28 000 € et 35 000 €. En freelance, le Taux Journalier Moyen (TJM) peut varier de 300 € à plus de 600 € pour les profils très spécialisés en veille stratégique ou en gestion de données complexes. N’hésitez pas à réaliser un benchmark pour vous positionner correctement.

La réglementation de la profession

Le code APE

Lors de votre immatriculation, l’INSEE vous attribuera un code APE (Activité Principale Exercée). Pour un documentaliste, le code le plus courant est le 91.01Z – Gestion des bibliothèques et des archives. Ce code a une valeur statistique mais peut être important pour répondre à certains appels d’offres.

Les plafonds de la micro-entreprise

En tant que profession libérale, votre chiffre d’affaires annuel ne doit pas dépasser 77 700 € pour bénéficier du régime de la micro-entreprise. Si vous dépassez ce seuil pendant deux années consécutives, vous basculerez au régime réel d’imposition.

Les cotisations sociales

Vos cotisations sociales s’élèvent à 21,2 % de votre chiffre d’affaires. Elles couvrent votre assurance maladie-maternité, les allocations familiales, l’invalidité-décès et la retraite de base et complémentaire.

La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)

Comme tout entrepreneur, vous serez redevable de la CFE, une taxe locale. Vous en êtes exonéré l’année de la création de votre entreprise.

Droits d’auteur et RGPD

Le documentaliste est constamment en contact avec des œuvres protégées par le droit d’auteur. Il doit veiller à respecter la législation, notamment en matière de reproduction et de diffusion de documents. Une bonne connaissance du Code de la propriété intellectuelle est un atout.

De plus, le documentaliste, manipulant un grand volume de données personnelles ou sensibles, doit avoir une connaissance approfondie du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour garantir la conformité légale de ses pratiques de collecte, de stockage et de traitement de l’information.

Le documentaliste en bref

Quel est le salaire d’un documentaliste ?

En tant que salarié, un documentaliste débutant gagne entre 1 800 € et 2 200 € bruts par mois. Avec de l’expérience, le salaire peut atteindre 3 000 € à 3 500 € bruts. En freelance, la rémunération dépend des missions et des tarifs pratiqués. Un TJM moyen se situe entre 300 € et 500 €.

Quel est le code APE pour un documentaliste ?

Le code APE le plus fréquent pour l’activité de documentaliste est le 91.01Z – Gestion des bibliothèques et des archives.

Faut-il un diplôme pour être documentaliste ?

Aucun diplôme n’est légalement obligatoire pour s’installer en tant que documentaliste freelance. Cependant, une formation spécialisée de niveau Bac +3 à Bac +5 est très fortement recommandée pour acquérir les compétences techniques et la crédibilité nécessaires pour trouver des clients.